(１)　文書収受簿（様式第１号）

(２)　文書発送簿（様式第２号）

(３)　書留簿（様式第３号）

(４)　電報電信簿（様式第４号）

(５)　電報発信簿（様式第５号）

(６)　郵便物発送簿（様式第６号）

(７)　郵便切手受払簿（様式第７号）

(８)　令達番号簿、指令番号簿（様式第８号）

(９)　証明簿（様式第９号）

(10)　その他必要な帳簿

２　各課には、次の簿冊を備えなければならない。

(１)　文書発翰簿

(２)　その他必要な帳簿

第２章　文書の収受及び配布

（文書の収受）

第６条　役場に到達した文書は、総務課において収受するものとする。

（普通文書の取扱）

第７条　収受した文書については、次条の規定によるもののほかは、直ちにこれを開封し、収受日付印を押印するとともに、文書収受簿に所要事項を記入し、これを主管課に配布して、受領者の認印を受けるものとする。

２　受付の日時が権利の得喪又は変更にかかる文書と認められるものは、受付印に収受時刻を明記し、かつ、取扱者の認印を押さなければならない。

（特殊文書の取扱）

第８条　親展文書、書留、電報及び秘密に属する文書については、開封せず封皮に収受日付印を押印し、文書収受簿等に必要事項を記入し、直接名宛人に配布する。

２　前項の規定により、直接名宛人に配布された文書で、その内容が一般文書として取扱うべき性質のものであるときは、総務課に返付し、総務課においては前条の手続きをとらなければならない。

（関連文書の取扱）

第９条　２以上の課に関係がある文書は、特に関係があると認められる課長に配布するものとする。

２　主管課の判明できない文書については、村長又は副村長の指示により配布するものとする。

（配布文書の取扱）

第10条　文書が配布されたときは、課長（課長が不在のときは、上席の課員）が受理する。

２　その主管に属しない文書が配布されたときは、直接他の課に配布することなく、総務課に返付しなければならない。

（収受文書の返還等）

第11条　収受した文書で、蓬田村の主管に属しない文書は、総務課において返還又は転送の手続きをとらなければならない。

（送料未納等の文書の取扱）

第12条　官公署が発送したもので送料の未納又は不足文書については、総務課長の許可を得てその料金を支払い受領することができる。この場合において、総務課長はその旨すみやかに副村長に報告するものとする。

第３章　文書の処理

（処理方針）

第13条　課長は、文書の配布を受けたときは自ら処理するもののほか、担任者に配布し、すみやかに処理させなければならない。ただし、調査に日時を要すると認められるものについては、村長又は副村長に報告して承認を得るものとする。

（文書の起案）

第14条　すべての事案の処理は、文書によるものとする。

２　文書の起案は、起案用紙（様式第10号）を用いなければならない。

３　起案文書を加除訂正したときは、その箇所に認印しなければならない。

４　起案は、口語体を用い件名を明瞭にして平易簡明に記述し、その経緯に係る書類はすべて添付しなければならない。

（文書の発信者名）

第15条　官公署への申請、照復及びその他公共団体との照復には村長名を用いなければならない。

２　本村区域内の団体又は個人との照復には村名を用いることができる。

３　軽易な照復調査及び資料の収集等については、課長名を用いることができる。

（起案文書の決裁等）

第16条　文書は担当者が起案し、関係課員がこれを検討して課長及び副村長を経て村長の決裁を受けなければならない。

２　合議を受けた事項について意見が決しないときは、村長の決するところによる。

３　第１項の場合において、特に急を要するもの及び重要又は異例な事項は、課長又はその指定した者が携行して村長の決裁を受けなければならない。

（秘密文書）

第17条　秘密に属する決裁文書については、課長がこれを携行し、又は適切な方法をもって決裁を受け、秘密を漏らしてはならない。

（決裁文書の保存）

第18条　決裁文書は、主管課において決裁した旨及び日付を記入して保存しなければならない。

（浄書及び校合）

第19条　決裁を経た事案は、主管課において浄書校合しなければならない。

第４章　発送

（発送文書）

第20条　発送文書は、特定のものを除くほか、総務課に回付しなければならない。ただし、緊急を要する場合は、この限りでない。

（発送文書の処理）

第21条　総務課において発送文書の回付を受けたときは、発送の年月日等必要な事項を文書発送簿に記入し、その日のうちに発送しなければならない。

第５章　文書の編さん、保存及び廃棄

（文書の編さん）

第22条　完結文書は、各課において整理し、法令その他特に規定のあるもの以外のものは、保存年限別に次の各号により編さんしなければならない。

(１)　普通文書は、暦年別に編さんしなければならない。ただし、会計年度をもって整理を要するものは、その年度により編さんするものとする。会計に関する文書は、会計年度別とする。

(２)　文書に付属する図面等で編さんに不便なものは、別に保存しなければならない。

（保存年限）

第23条　文書の保存年限は、別表のとおりとする。

（保存整理）

第24条　編さん文書は、文庫に収蔵しなければならない。

２　文庫内は、常に整頓し、喫煙又は一切の火気を使用してはならない。

（廃棄）

第25条　第23条の保存年限を経過した編さん文書は、決裁を経て廃棄の手続きをするものとする。

第６章　公文例式

（令達）

第26条　令達は、次のとおりとする。

(１)　条例　地方自治法（昭和22年法律第67号）第14条第１項の規定により村議会の議決を経て制定するもの

(２)　規則　地方自治法第15条第１項の規定により制定するもの

(３)　訓令　庁中、出先機関又はその長に対し指揮命令するもの

(４)　内訓　訓令で秘密に属するもの

(５)　告示　一定の事実を管内一般又は一部に公示するもの

(６)　通知（達）　庁中、出先機関その他公共団体又は個人等に通知又は示達するもの

(７)　指令　個人又は団体からの申請又は願出に対して行う処分

２　前項に定める条例、規則、訓令、内訓、告示、通知（達）にあっては令達番号簿により、指令にあっては指令番号簿により番号を付さなければならない。

３　令達は、村長名をもって処理しなければならない。

（公示文書の取扱）

第27条　蓬田村公告式条例（昭和27年条例第11号）により公示を要する場合は、主管課において公示しなければならない。

２　前項の公示文書は、総務課に送付しなければならない。

３　前項の送付文書については、総務課において記号、番号及び日付の順に公布簿に記入し、整理しなければならない。

（文書記号及び番号）

第28条　公文書の記号は、「蓬」の次に課名の頭文字を用いるものとする。

２　文書の番号は、毎年１月から始まり12月に終わるものとし、同一事件の往復文は完結まで同一の番号を用いるものとする。

（公印等の押印）

第29条　発送を要する文書は、公印を押印しなければならない。この場合において、文書が真正なものであることを証明するため、決裁済み文書と契印しなければならない。ただし、当該文書が軽易な一般文書である場合は、決裁済み文書及び発送文書に「公印省略」又は「略契印」の記載をし、公印を省略することができる。

１　この規則は、公布の日から施行する。

２　この規則施行前に旧規程により作成した様式で現に残っているものは、当分の間これを使用することができる。

附　則（平成７年規則第13号）

この規則は、公布の日から施行する。

附　則（平成14年規則第11号）

この規則は、平成14年４月１日から施行する。

附　則（平成14年規則第31号）

この規則は、公布の日から施行する。

附　則（平成19年規則第５号）

この規則は、平成19年４月１日から施行する。

附　則（平成25年９月２日規則第13号）

この規則は、公布の日から施行する。

附　則（平成28年３月25日規則第６号）

（施行期日）

１　この規則は、平成28年４月１日から施行する。

（経過措置）

２　処分その他の行為又は不作為についての不服申立てであってこの規則の施行前にされた処分その他の行為又はこの規則の施行前にされた申請に係る不作為に係るものについては、なお従前の例による。

第１種　永久保存

(１)　条例、規則、訓令、内訓その他例規の原議文書

(２)　村告示に関する書類

(３)　職員の人事に関する重要書類

(４)　議会の会議録及び議決書

(５)　不服申立て、訴訟に関する書類

(６)　財産及び公の施設の管理処分に関する書類

(７)　村債に関する書類

(８)　隣接町村との分合及び境界変更に関する書類

(９)　村の沿革に関する書類

(10)　その他重要にして永久保存の必要があると認められる書類

第２種　10年保存

(１)　歳入歳出簿及び金銭の収支に関する証拠書類

(２)　行政執行上必要な統計資料に関する書類

(３)　歳入歳出予算及び決算に関する書類

(４)　契約書に関する書類

(５)　その他10年保存の必要があると認められる書類

第３種　５年保存

(１)　租税その他各種公課に関する書類

(２)　主な行政事務の施策に関する書類

(３)　その他５年保存の必要があると認められる書類

第４種　１年保存

(１)　第１種から第３種までに属しない書類とする。